Den här integritetspolicyn beskriver hur Fastighets AB Trianon (publ), org.nr. 556183-0281, Fredsgatan 21 211 12 Malmö (”Trianon”) samlar in och behandlar dina personuppgifter. Trianon och, i tillämpliga fall, det bolag inom Trianon-koncernen som du hyr en lägenhet av, är gemensamt personuppgiftsansvariga för bolagens och/eller bolagens dotterbolags behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi vill med denna integritetspolicy bland annat beskriva vilken information vi samlar in om dig, hur dina personuppgifter behandlas och skyddas och för vilka ändamål vi samlar in och använder dina personuppgifter. Integritetspolicyn beskriver också dina rättigheter och hur du kan kontakta oss om du har frågor.

Utöver de behandlingar av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy kan vi under vissa förutsättningar också behandla dina personuppgifter genom cookies och/eller kamerabevakning. Mer information om dessa typer av personuppgiftsbehandlingar finns tillgänglig i vår cookiepolicy som du finner här och i vår integritetspolicy vid kamerabevakning som du finner här.

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar information som kan hänföras till en identifierad eller en identifierbar fysisk person, till exempel namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer och foto.

Trianon samlar in och behandlar följande personuppgifter när du besöker vår webbplats: Information om hur du använder vår webbplats: teknisk data såsom din IP-adress, typ av enhet, browsertyp och allmän geografisk platsdata.

Trianon samlar också in sådana personuppgifter som du frivilligt delger oss när du kontaktar oss via mejl eller telefon såsom namn, mejladress, telefonnummer och annan information om dig själv som du uppger.

Är du vår hyresgäst kommer vi att samla in och behandla sådana personuppgifter som behövs för att vi ska kunna ta ansvar för och administrera hyresförhållandet, såsom namn, personnummer, adress, e-post adress, telefonnummer, material från eventuella elektroniska nyckel- och bokningssystem, material från eventuell kamerabevakning av allmänna utrymmen, information om hyresobjektet och eventuella uppgifter om fel som behöver åtgärdas, störningar, incidenter eller obetald hyra. Om du som hyresgäst till oss väljer att registrera dig på tjänsten ”Mina sidor” kommer vi även behandla dina inloggningsuppgifter samt eventuell ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med kommunikation med oss.

Är du hyressökande hos oss kommer vi att samla in och behandla följande personuppgifter: namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress, familjeförhållanden (antalet barn och ålder på dessa), referenser och tidigare hyresvärd/boendeförhållanden, uppgifter om anställning samt ekonomiska förhållanden som behövs för bedömning av huruvida du lever upp till de ställda kraven för sökt lägenhet. Om du söker studentboende behöver vi dessutom ett intyg som styrker att du kommer studera under hyrestiden.

Är du borgensman för en hyresgäst är de personuppgifter som vi kan komma att behandla om dig namn, personnummer, adress och telefonnummer. Därutöver kan uppgifter om din kreditvärdighet komma att behandlas.

Är du registrerad god man eller förvaltare för en hyresgäst kommer vi behandla de uppgifter som krävs för att administrera hyresförhållandet med den hyresgäst som du är kopplad till.

Är du vår samarbetspartner kan vi, beroende på omständigheterna, komma att behandla ditt namn, telefonnummer, adress, e-postadress, titel, personnummer för firmatecknare, personnummer och kreditupplysning i förhållande till samarbetspartners som är enskilda firmor, material från eventuell kamerabevakning samt eventuell ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med kommunikation med oss.

Om du söker anställning hos oss behandlar vi de uppgifter du själv delar såsom ditt namn, personnummer och adress, ditt CV, ditt personliga brev och annan information som du lämnar till oss eller till av oss anlitat rekryteringsbolag, såsom exempelvis betyg och intyg. Dessutom kan vi komma att registrera anteckningar från intervjuer och referenssamtal, samt resultat från eventuella tester och bakgrundskontroll.

Är du aktieägare i Trianon kommer vi samla in och behandla ditt namn, adress, telefonnummer, personnummer, aktieinnehav (direktägda eller förvaltarregistrerade), röstinnehav, aktieägarbiträde, aktieägarombud, matpreferenser samt eventuellt andra personuppgifter som du själv lämnar i kommunikation med oss.

Utöver ovan kan vi även komma att behandla ytterligare uppgifter som du lämnar till oss i samband med att du kontaktar oss via telefon eller e-post eller via vår kundtjänst. Om detta sker via telefon kan vår kundtjänstpersonal komma att skriva minnesanteckningar som inkluderar personuppgifter – ibland även känsliga personuppgifter – i den mån det är nödvändigt för att hantera ditt ärende. Vi kommer bara behandla känsliga personuppgifter om dig om vi har fått ditt samtycke till det.

Trianon behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

• För att säkerställa den tekniska funktionen av vår webbplats.
• För att följa hur du använder vår webbplats och på så sätt kunna förbättra och utveckla webbplatsen.
• För att kunna svara på frågor från dig och i övrigt bedriva uthyrnings- och förvaltningsverksamhet.
• För att kunna förbereda och administrera ditt hyresavtal, till exempel genom att bedöma om du lever upp till kraven för att få hyra lägenhet och för att skicka ut hyresavier och genomföra reparationer och service.
• För att kunna ta tillvara våra rättsliga intressen, till exempel när det gäller registrering av störningar, incidenter eller obetald hyra; och för att kunna uppfylla krav enligt lag.
• För att administrera och säkerställa fullgörandet av vår affärsrelation med dig eller det bolag du representerar, om du är en samarbetspartner till oss.
• För att kunna skicka ut information till dig som hyresgäst om ditt boende.
• För statistik och uppföljning.
• För marknadsföring och egna kundundersökningar. Vi kan även komma att behandla personuppgifter vid marknadskommunikation såsom publicering av inlägg, bilder, filmer etc. på sociala medier (t.ex. Facebook, LinkedIn och Instagram) Om vi skulle vilja behandla dina personuppgifter för detta ändamål kommer du på förhand att få särskild information om detta och i tillämpliga fall kommer vi även be om ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för det syftet.
• För att skicka ut inbjudningar till evenemang.
• För att rekrytera nya medarbetare.
• För att hantera anmälningar till och genomföra bolagsstämma med aktieägarna, samt skicka ut nyheter om vår verksamhet.

Trianon behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

• Fullgörande av avtal

Om du är hyresgäst hos Trianon, behandlar vi dina personuppgifter för att kunna administrera och upprätthålla dina och Trianons skyldigheter enligt hyresavtalet och den lagstiftning som reglerar hyresförhållandet.

Om du är samarbetspartner till oss utförs personuppgiftbehandlingen i syfte att hantera vår affärsrelation och för att vi ska kunna fullgöra det avtal eller den överenskommelse som är grunden för vår affärsrelation.

• Intresseavvägning

Sådan personuppgiftsbehandling som inte är direkt kopplad till fullgörandet av avtal kan ske med grund i en intresseavvägning, där Trianons berättigade intresse gör att behandlingen är nödvändig, samtidigt som den inte är alltför integritetskränkande för dig. Detta innefattar att utveckla och sälja produkter och tjänster, att göra utskick av information eller nyhetsbrev till hyresgäster, att genom samarbetspartner erbjuda tjänster såsom hemförsäkring, eller i vissa fall att genomföra kamerabevakning i allmänna utrymmen i fastigheter inom ramen för uthyrnings- och förvaltningsverksamheten. Om du inte önskar erhålla nyhetsbrev från oss kan du avregistrera dig från detta genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan, alternativt genom en länk i det aktuella utskicket.

Vår behandling av dina personuppgifter i form av teknisk data och förståelsen för hur du surfar på vår webbsida är nödvändig för Trianons berättigade intresse av att kunna säkerställa webbplatsens funktionalitet samt att förbättra webbplatsen.

När du kontaktar oss för att ställa frågor behandlar vi också dina personuppgifter baserat på Trianons berättigade intresse av att ge dig sådan information som du har efterfrågat.

När du söker lägenhet hos oss är vårt berättigade intresse att administrera ett kösystem samt att inhämta relevant information om dig för att förmedla lägenheter inom vår uthyrningsverksamhet.

När du ansöker om en ledig tjänst hos oss är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för vårt berättigade intresse att rekrytera nya medarbetare.

• Samtycke

Trianon har som regel att en känslig uppgift aldrig registreras utan samtycke. Lämnas samtycke hålls uppgiften skild från övriga uppgifter om den registrerade och det är bara den som behöver tillgång till uppgiften för att kunna fullgöra sitt arbete som har tillgång till den.

I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden att du har lämnat ditt samtycke till det, exempelvis i samband med att vi publicerar inlägg, bilder, filmer av dig på sociala medier, kan du när som helst återkalla lämnat samtycke genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna integritetspolicy.

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna integritetspolicy, såvida det inte finns särskilda rättsliga krav på att vi måste spara uppgifterna längre än så.

Trianon sparar inte uppgifter om intresseanmälningar, referenser, eller kreditupplysningar efter det att det aktuella objektet har tilldelats en hyresgäst. Om du är hyresgäst hos oss sparar Trianon inte dina personuppgifter efter det att ditt hyreskontrakt har löpt ut, om det inte behövs för att följa lagkrav, för att bevaka Trianons lagliga intressen, exempelvis om det pågår en juridisk process, eller för något annat berättigat intresse. Dina personuppgifter som god man, förvaltare eller borgensman för en hyresgäst sparas under samma period som gäller för personuppgifter hänförliga till hyresgästen.

Personuppgifter om försenade hyresinbetalningar eller störningar sparas endast under sådan tid som behövs för att Trianon ska kunna ta ställning till om någon särskild åtgärd behöver vidtas, dock aldrig längre än två år. Passageloggar från elektroniska boknings- och nyckelsystem samt eventuella kamerasekvenser från allmänna utrymmen sparas normalt två till fyra veckor och raderas löpande under hyrestiden.

Om du sökt en annonserad tjänst och din ansökan inte leder till anställning sparar vi uppgifterna i två år. Om du har gjort en spontan intresseanmälan sparar vi dina personuppgifter i två år.

De uppgifter som behövs för vår bokföring (exempelvis information om alla beställningar, fakturor, hyresaviseringar och betalningar) och som skatteunderlag måste enligt lag sparas i minst sju år. Notera dock att vissa uppgifter sparas längre än så. Exempelvis sparas uppgifter kring fakturor längre än sju år för uppföljningssyften. Uppgifter som behandlas om aktieinnehav i Trianon sparas för ägarhistorik i minst tio år enligt lag.

I de fall vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke sparar vi endast dina personuppgifter så länge vi har ditt samtycke till det.

Om du är hyresgäst eller hyressökande hos oss kan vi komma att dela dina personuppgifter med de samarbetspartners eller leverantörer som vi engagerar för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig, inom exempelvis lägenhetsförmedling, kundundersökning, inkasso, fastighetsunderhåll, elnät, telekommunikation, hemförsäkring, extern störningsjour, revision, säkerhet och tillhandahållande av system. Sådana samarbetspartners eller leverantörer kan få tillgång till dina personuppgifter när de utför tjänster åt oss i syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter enligt punkten ”Varför behandlar vi dina personuppgifter?” ovan, men de får aldrig använda dina personuppgifter för något annat. Dina personuppgifter kan även komma att överföras till myndighet eller kommun vid utredning av brott, meddelande till socialtjänst med anledning av störning och uppsägning, samt vid bostadsanpassning. I samband med hyresförhandlingar kommer relevanta delar av dina uppgifter att delas med hyresgästorganisationer. Vi kan också komma att lämna ut dina uppgifter till rådgivare eller potentiella köpare i samband med försäljning eller förvärv av fastighet och/eller fastighetsbolag.

Är du samarbetspartner till oss kan vi komma att dela dina uppgifter med våra leverantörer och andra samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning, i den utsträckning de behöver uppgifterna för att fullgöra sitt uppdrag.

Söker du anställning hos oss kan dina personuppgifter komma att delas med externa samarbetspartners inom exempelvis rekrytering och tillhandahållande av IT-system.

Trianon kan lämna ut personuppgifter om det krävs enligt lag eller myndighetskrav eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna tillvarata våra rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier eller andra säkerhetsproblem.

Trianon överför aldrig några personuppgifter till länder utanför EU/EES och Trianon säljer inte några personuppgifter.

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Trianon har vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

Trianon har utvecklat rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast medarbetare inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder Trianon datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa din integritet för de personuppgifter du lämnar via vår webbplats kan Trianon komma att använda krypteringsteknik när vi överför personuppgifter över internet till våra servrar. Trianons rutiner inom detta område uppdateras kontinuerligt och i takt med den tekniska utvecklingen.

Tillgång, ändringar och tillägg

Du har alltid rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få tillgång till dessa personuppgifter. Detta innebär att du kan begära ett så kallat registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Dessutom kan du alltid be oss att ändra eller uppdatera dina personuppgifter om dessa är felaktiga.

Begränsning, radering och dataportabilitet

Under särskilda omständigheter har du rätt att be Trianon att begränsa användningen av dina personuppgifter eller radera dina personuppgifter. Du har även rätt till dataportabilitet, vilket innebär rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Invändningar

Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning (se punkten ”Rättsliga grunder”). Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

Kontakta gärna Trianon om du har några frågor om denna integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt ovan. Se kontaktinformation i slutet av denna integritetspolicy.

Om du anser att vi brister i våra ambitioner kan du lämna eventuella klagomål angående Trianons behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten: [email protected] 08-657 61 00,
www.imy.se

Vid frågor om integritetspolicyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta Trianon: Fastighets AB Trianon (publ), Fredsgatan 21 212 12, [email protected] eller 040-611 34 00.