Integritets­policy

Integritetspolicy

Dataskyddsförordningen, eller GDPR (General Data Protection Regulation), gäller som lag i alla EU:s medlemsländer sedan den 25 maj 2018. GDPR innebär stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller personlig integritet. På den här sidan hittar du information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Allmänt

Den här integritetspolicyn beskriver Fastighets AB Trianon (publ), org.nr. 556183-0281, Västra Kanalgatan 5, 211 41 Malmö (”Trianon”) samlar in och behandlar dina personuppgifter.

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi vill med denna integritetspolicy förklara vilka personuppgifter vi behandlar om dig när du besöker och använder vår webbplats, när du som vår hyresgäst använder tjänsten ”Mina sidor” eller kontaktar oss samt hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter.

Den här integritetspolicyn beskriver, bland annat, vilken information vi samlar in om dig, hur dina personuppgifter behandlas och för vilka ändamål vi samlar in och använder dina personuppgifter. Integritetspolicyn beskriver också dina rättigheter och hur du kan kontakta oss om du har frågor.

Trianon är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar information som kan hänföras till en identifierad eller en identifierbar fysisk person, till exempel namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer och foto.

Trianon samlar in och behandlar följande personuppgifter när du besöker vår webbplats:

Information om hur du använder vår webbplats: teknisk data såsom din IP-adress, typ av enhet, browsertyp och allmän geografisk platsdata.

Trianon samlar också in sådana personuppgifter som du frivilligt delger oss när du kontaktar oss via mejl eller telefon såsom namn, mejladress, telefonnummer och annan information om dig själv som du uppger.

Är du vår hyresgäst kommer vi att samla in och behandla sådana personuppgifter som behövs för att vi ska kunna ta ansvar för hyresförhållandet, såsom kontaktuppgifter, information om hyresobjektet och eventuella uppgifter om störningar, incidenter eller obetald hyra. Om du som hyresgäst till oss väljer att registrera dig på tjänsten ”Mina sidor” kommer vi även behandla personuppgifter i form av dina inloggningsuppgifter.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Trianon behandlar dina Personuppgifter för följande ändamål:

  • För att säkerställa den tekniska funktionen av vår webbplats;
  • För att följa hur du använder vår webbplats och på så sätt kunna förbättra och utveckla webbplatsen,
  • För att kunna svara på frågor från dig.
  • För att kunna administrera ditt hyresavtal, till exempel genom att skicka ut hyresavier och genomföra reparationer och service.
  • För att kunna skicka ut information till dig som hyresgäst om ditt boende.
  • För att kunna ta tillvara våra rättsliga intressen, till exempel när det gäller registrering av störningar, incidenter eller obetald hyra; och för att kunna uppfylla krav enligt lag.
  • För att rekrytera nya medarbetare. När du ansöker om ledig tjänst hos oss eller sänder in en spontanansökan behandlar vi dina personuppgifter i form av namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, CV, personligt brev, intyg från studier, tidigare och/eller nuvarande arbetsgivare samt eventuellt annan information som du frivilligt lämnar till oss. Därutöver kan vi komma att behandla personuppgifter som består av noteringar om dig från intervjuer och referenssamtal samt resultat från eventuella tester och bakgrundskontroll.

Rättsliga grunder

Trianon behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

  • Berättigat intresse

Den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter i form av teknisk data och förståelsen för hur du surfar på vår webbsida är att behandlingen är nödvändig för Trianons berättigade intresse av att kunna säkerställa webbplatsens funktionalitet samt att förbättra webbplatsen.

När du kontaktar oss för att ställa frågor behandlar vi också dina personuppgifter baserat på Trianons berättigade intresse av att ge dig sådan information som du har efterfrågat.

När du ansöker om en ledig tjänst hos oss är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för vårt berättigade intresse att rekrytera nya medarbetare.

  • Fullgörande av avtal

Om du är hyresgäst hos Trianon, behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra hyresavtalet med dig. Våra dotterbolag äger fastigheter men bedriver ingen verksamhet. Trianon är därför den som är ansvarig för att uppfylla våra helägda dotterbolags åtaganden gentemot dig som hyresgäst.

För att vi ska kunna tillhandahålla dig en lägenhet eller lokal behöver vi också behandla till exempel personuppgifter om vem du är, dina kontaktuppgifter och vilket hyresobjekt avtalet avser. För att kunna säkerställa att våra hyresgäster uppfyller de krav som uppställs i hyresavtalet och i lag samt för att tillvarata Trianons lagliga intressen kan vi också behandla personuppgifter om dig som hyresgäst såsom störningar, incidenter eller obetald hyra.

  • Samtycke

Trianon har som regel att en känslig uppgift aldrig registreras utan skriftligt samtycke. Lämnas samtycke hålls uppgiften skild från övriga uppgifter om den registrerade och det är bara den som behöver tillgång till uppgiften för att kunna fullgöra sitt arbete som har tillgång till den.

När du skapar ett konto på ”Mina sidor” för att kunna utföra tjänster under Mina sidor samtycker du till att vi samlar in dina inloggningsuppgifter. Du kan när som helst dra tillbaka detta samtycke genom att avsluta ditt konto på ”Mina sidor” eller kontakta oss på Trianon, se kontaktuppgifter i slutet av denna policy.

  • Rättslig skyldighet

Trianon kan behandla dina personuppgifter för att uppfylla krav enligt lag eller myndighetskrav. Den lagliga grunden för sådan behandling är att den är nödvändig för att Trianon ska kunna uppfylla lagkrav som åligger oss

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna integritetspolicy.

Trianon sparar inte uppgifter om intresseanmälningar, referenser, eller kreditupplysningar efter det att det aktuella objektet har tilldelats en hyresgäst. Om du är hyresgäst hos oss sparar Trianon inte dina personuppgifter efter det att ditt hyreskontrakt har löpt ut, om det inte behövs för att följa lagkrav, för att bevaka Trianons lagliga intressen, exempelvis om det pågår en juridisk process, eller för något annat berättigat intresse.

Personuppgifter om försenade hyresinbetalningar eller störningar sparas endast under sådan tid som behövs för att Trianon ska kunna ta ställning till om någon särskild åtgärd behöver vidtas, dock aldrig längre än två år.

Om du sökt en annonserad tjänst och din ansökan inte leder till anställning sparar vi uppgifterna i två år. Om du har gjort en spontan intresseanmälan sparar vi dina personuppgifter i två år.

Vem lämnar vi ut person­uppgifterna till?

Trianon kan komma att dela dina personuppgifter med de samarbetspartners eller leverantörer som vi engagerar för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig. Sådana samarbetspartners eller leverantörer kan få tillgång till dina personuppgifter när de utför tjänster åt oss i syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter enligt punkten ”Varför behandlar vi dina personuppgifter?” ovan, men de får aldrig använda dina personuppgifter för något annat.

Vi kan också komma att lämna ut dina uppgifter i samband med försäljning eller förvärv av fastighet och/eller fastighetsbolag.

Trianon kan lämna ut personuppgifter om det krävs enligt lag eller myndighetskrav eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna tillvarata våra rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier eller andra säkerhetsproblem.

Skyddet av dina personuppgifter

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Trianon har vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder Trianon datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa din integritet för de personuppgifter du lämnar via vår webbplats kan Trianon komma att använda krypteringsteknik när vi överför personuppgifter över internet till våra servrar. Trianons rutiner inom detta område uppdateras kontinuerligt och i takt med den tekniska utvecklingen.

Dina rättigheter

Tillgång, ändringar och tillägg

Du har alltid rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få tillgång till dessa personuppgifter. Detta innebär att du kan begära ett så kallat registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Dessutom kan du alltid be oss att ändra eller uppdatera dina personuppgifter.

 

Begränsning, radering och dataportabilitet

Under särskilda omständigheter har du rätt att be Trianon att begränsa användningen av dina personuppgifter eller radera dina personuppgifter. Du har även rätt till dataportabilitet, vilket innebär rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

 

Invändningar

Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning (se punkten ”Rättsliga grunder”). Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

Kamerabevakning

En del av våra fastigheter bevakas med kameror, vilket framgår av skyltning i och/eller utanför objekten. Fastighets AB Trianon är ansvarig för bevakningen och personuppgiftsansvarig för inspelat material.

Närmare beskrivning av kamerabevakningen

I våra objekt bevakas inspelningen ibland i realtid av oss och/eller ett anlitat vaktbolag i syfte att snabbt kunna ingripa vid eventuell incident (t.ex. skadegörelse, stöld eller bråk). Därtill sparas all kamerabevakning, även det som ej bevakas i realtid, enligt nedan information. Det primära syftet med bevakningen är att skapa ökad trygghet i våra objekt för boende, besökare och personal. Syftet är även att minska risken för brott och ordningsstörningar samt att utreda ev. brott där det inspelade materialet utgör bevismaterial. Inspelat material raderas automatiskt med mellan fyra till sex veckors intervall beroende på lokala behov. Om händelse inträffat som kräver närmare utredning sparas den sekvens som innehåller händelsen under längre tid av utredningsskäl, till exempel för att utreda om stöld eller skadegörelse förekommit. Sekvensen raderas när utredningen är avslutad. För det fall ärendet går vidare, till exempel till rättegång, kommer det inspelade materialet att sparas till dess domen inte längre kan överklagas.

Rättslig grund för bevakningen och utlämnande av material

Vi har ett berättigat intresse av att bevaka våra objekt, vilket består i att skapa ökad trygghet och för att motverka brott och ordningsstörningar. För att minimera risken för intrång i den personliga integriteten har vi bland annat valt att ha en kort lagringstid för det inspelade materialet, att se till att enbart ett fåtal personer har tillgång till det inspelade materialet och att ha rutiner för hur inspelat material får hanteras och lämnas ut. De som får tillgång till materialet, utöver en begränsad krets hos oss på Fastighets AB Trianon, är de som hjälper oss med bevakningen (till exempel vaktbolag och IT-leverantörer som lagrar inspelat material). Vi kommer ej överföra material till tredje land och vid inspelning av ljud framgår detta på tilläggsinformation. Även polis och andra myndigheter kan få tillgång till materialet för det fall vi väljer att gå vidare med ett ärende.

Dina rättigheter

Eftersom kamerabevakning innebär att personuppgifter behandlas har du vissa rättigheter enligt lag. Du har t.ex. rätt till ett registerutdrag som visar vilka personuppgifter vi behandlar samt rätt att få uppgifter rättade eller raderade. Du har även rätt att, under vissa förutsättningar, begära att vår behandling begränsas eller invända mot vår behandling. Du har även rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten, f.n. Datainspektionen, om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag. För det fall du skulle vilja utöva någon av dina rättigheter eller veta mer om någon av dem eller vår kamerabevakning, ber vi dig kontakta oss via kontaktuppgifterna ovan.

Frågor om kamerabevakningen

Om du har några frågor om bevakningen får du gärna kontakta oss: Fastighets AB Trianon, Kamerabevakningsansvarig, Västra Kanalgatan 5, 211 41 Malmö, telefonnummer 040-611 34 00.

Frågor och synpunkter

Kontakta gärna Trianon om du har några frågor om denna integritetsuppgiftspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt ovan. Se kontaktinformation i slutet av denna integritetspolicy.

Om du anser att vi brister i våra ambitioner kan du lämna eventuella klagomål angående Trianons behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.

Kontaktuppgifter till Datainspektionen (Integritetsskyddsmyndigheten): [email protected] 08-657 61 00,
www.imy.se

Kontakt­information Trianon

Vid frågor om integritetspolicyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta Trianon: Fastighets AB Trianon (publ), Västra Kanalgatan 5, 211 41, [email protected] eller 040-611 34 00.